Comment bien choisir votre salle de réunion ?

Vous vous apprêtez à organiser un séminaire, une formation, une réunion… ? Vous êtes à la recherche de LA salle idéale pour votre événement ?

Soyez attentif aux 5 items qui feront de votre journée un succès :

1/ Ambiance et niveau de standing

20160229BlandineCain-192

Quel est le ton que vous souhaitez donner à votre événement ?

Décontracté ou chic, atypique ou professionnel… Dans tous les cas, l’environnement et le style de la salle retenue conditionneront l’ambiance de votre journée.

En fonction, vous pourrez choisir entre une salle traditionnelle (hôtel/restaurant, centre d’affaires), une salle dédiée aux séminaires (Châteauform par exemple) ou une salle moins conventionnelle (espace de coworking, gîte…).

Souhaitez-vous faire de cet événement un outil d’incentive ?

Si vous voulez que cet événement soit un moyen de féliciter vos équipes et de leur proposer une expérience inoubliable, soyez sûr que le message envoyé par la salle sera à la hauteur : cherchez celle qui créera un « effet wahou » au sein de votre équipe. Posez-vous la question de la nécessité de trouver un lieu privatisé totalement ou non.

Le lieu répond-il à votre niveau d’exigence ?

Validez le fait que le lieu dispose d’un accueil vous permettant d’une part d’être accueilli à votre arrivée (sic), mais aussi d’avoir un interlocuteur en cas de souci pratique durant la journée. Vérifiez aussi que la salle dispose de lumière naturelle si tel est votre souhait.

Pour valider ces points, obtenez a minima des photos détaillées du lieu, et déplacez-vous pour le visiter dans l’idéal.

2/ Taille et équipement

20160229BlandineCain-180

Savez-vous combien de personnes participeront à votre événement ?

Vous devez avoir une idée de ce chiffre avant de lancer votre recherche, car là encore, le lieu idéal sera bien souvent fonction de ce paramètre. Rien de pire qu’une salle surdimensionnée pour votre groupe, perdu au milieu d’un hangar qui résonne… sans parler de la salle trop petite, dans laquelle la température va très vite monter !

De quel équipement avez-vous besoin ?

Assurez-vous que l’ensemble de l’équipement dont vous avez vraiment besoin est disponible (et vérifiez s’ils constituent des options payantes…) : vidéoprojecteur, tableau blanc, paper board, pieuvre de conférence téléphonique, connexion Internet, imprimante…

Si votre événement a lieu durant une période chaude, vérifiez également que le lieu est climatisé. Un espace extérieur pourra également constituer un plus.

3/ Organisation de votre journée

20160229BlandineCain-163

Essayez de définir le programme de la journée pour savoir quels seront vos besoins réels, afin de ne pas complexifier votre recherche avec des critères finalement non pertinents.

De quel agencement avez-vous besoin ?

Vous avez peut-être besoin d’une salle modulable, pour conduire des ateliers en sous-groupes, d’un coin détente pour les pauses et le déjeuner, d’un agencement spécifique du mobilier…

Quelles prestations attendez-vous ?

La salle peut mettre à votre disposition un « kit conférence », souvent composé d’une bouteille d’eau, d’un bloc-notes, d’un stylo… De la même façon, la plupart des salles proposent des prestations de pause : café et thé, viennoiseries…

Souhaitez-vous passer toute la journée en réunion ?

La salle doit dans ce cas vous proposer une possibilité de restauration sur place, sous forme de plateaux-repas ou de service de restauration. A défaut, vérifiez que des restaurants se situent à proximité et pensez à réserver. Vérifiez dans ce dernier cas que votre salle sera sécurisée pendant votre absence, pour vous permettre d’y laisser votre matériel.

Voulez-vous terminer votre journée sur une note conviviale ?

Voyez avec le lieu s’ils peuvent organiser un apéritif, une dégustation, ou une visite/activité aux alentours si l’environnement s’y prête. 

Souhaitez-vous passer plusieurs jours sur place ?

Le lieu propose peut-être un hébergement, ou saura vous indiquer les hôtels ou chambres d’hôtes de la région.

4/ Localisation

IMG_0004

Selon vos objectifs de la journée, la salle doit se trouver soit très proche de votre entreprise pour optimiser le transport, soit dans un rayon que vous aurez défini si vous souhaitez dépayser votre équipe.

Parfois, ce n’est pas la distance qu’il faut retenir, mais le temps de transport, qui sera conditionné par les flux routiers et/ou par la desserte de transports en commun : en bref, le lieu doit être accessible et s’y rendre ne doit pas devenir une galère pour vos collaborateurs. Pensez aussi au covoiturage !

Vérifiez le cas échéant que des places de parking sont disponibles (et à quel prix ?).

5/ Prix

Selon les salles, la tarification de la salle consistera en un prix par personne ou au contraire, en un forfait global pour la salle. Evidemment, il vous faudra faire de petits calculs pour rendre ces tarifs comparables… Sans oublier les diverses options parfois payantes à ajouter.

Pour vous aider, n’hésitez pas à demander des devis à plusieurs lieux après avoir expliqué vos besoins.

Pensez à réserver à l’avance car les meilleurs lieux sont parfois pris d’assaut plusieurs mois à l’avance !

Où trouver la salle la plus adaptée ?

20160229BlandineCain-203

Outre les sites classiques de réservation de salles (1001 Salles, ABC Salles…), des sites Internet référencent les salles à vocation professionnelle. Parmi les plus connus, vous pouvez essayer Bedouk, Bureaux à partager, Bird Office ou encore Neo-Nomade. Comme d’habitude, qui dit référencement, dit que la plateforme va prendre une commission au lieu retenu via son site… Donc si vous n’avez aucune idée du lieu que vous cherchez, c’est un bon outil, mais si vous avez déjà en tête un lieu en particulier, cherchez ses coordonnées pour les contacter en direct ! Si vos besoins de location de salles sont récurrents et que vous n’avez pas le temps de vous en occuper vous-mêmes, des agences proposent également de réaliser les recherches à votre place, comme DB France.

Si vous êtes intéressé par un espace de coworking, vous pouvez aussi utiliser le site Copass, qui référence un nombre quasi infini d’espaces : la carte interactive accessible dès la page d’accueil vous donnera une idée de la palette de choix près de chez vous ; la plupart des espaces de coworking propose des salles de réunion, dont les tarifs sont très souvent compétitifs.

Avant de valider votre choix, vous pouvez toujours fouiner sur le web pour dénicher les avis des internautes qui ont testé le lieu avant vous, c’est parfois très instructif… Mais rien ne remplace une visite sur place, pour vous faire votre propre opinion !

Louez votre salle de réunion au 50 Coworking

Vous cherchez une salle dans le Sud des Yvelines ?

20160229BlandineCain-139

Le 50 Coworking est un espace de coworking ouvert en 2015, qui dispose de 2 belles salles de réunion pouvant vous accueillir pour vos séminaires, formations, comités de direction, réunions d’équipe, RDV clients…

Vous voulez des prestations de qualité, à un prix compétitif ?

20160229BlandineCain-202

Les 2 salles bénéficient de la lumière naturelle et d’une connexion Internet en wifi. Vous profiterez du café et du thé à volonté et d’un accès libre au coin salon et au jardin potager : l’occasion parfaite d’échanger avec les coworkers du lieu, dont les profils et professions très variés pourront enrichir votre réseau.

Ces salles sont équipées d’un mobilier confortable et modulable, d’un paper board, d’un tableau blanc et d’un vidéoprojecteur. Elles sont climatisées et sécurisées grâce à un accès par badge.

L’espace propose un service de livraison de repas frais, cuisinés à proximité, pour vos repas du midi. Un animateur est présent à temps plein dans l’espace pour répondre à toutes vos attentes. Si vous désirez bénéficier de prestations spécifiques, faites-nous vos demandes, nous ferons tout pour y répondre.

20160121Blandine Cain-2

Les formules et tarifs sont précisés sur le site www.le-50.fr dans la rubrique Prestations > Location de salle de réunion.

La grande salle de réunion

Conçue pour accueillir jusqu’à 14 personnes autour d’une table et jusqu’à 19 en mode conférence, cette superbe salle saura répondre à tous vos besoins pour des réunions de standing et garantir la confidentialité de vos échanges. Il est également possible de privatiser l’ensemble de l’espace en soirée.

La petite salle de réunion

IMG_0773

Dimensionnée pour recevoir jusqu’à 5 personnes, cette salle en plein cœur de l’espace vous permet de conduire vos RDV clients ou vos réunions d’équipe en disposant de tout l’équipement indispensable.

Vous avez des besoins en proche banlieue ou dans Paris ?

Nous connaissons bien d’autres espaces de coworking très chouettes que nous pourrons vous recommander : contactez-nous !